Organizacija online sastanaka i događaja
MicrosoftWeb vesti

Organizacija online sastanaka i događaja

U trenutku kada se organizacije širom sveta prilagođavaju daljinskom radu, svi učimo nove načine da zaposleni, kupci i poslovni partneri budu povezani i informisani. Bez mogućnosti da se lično okupimo, potrebni su nam novi pristupi svemu, od sastanaka sa kupcima i obuka zaposlenih, do velikih događaja poput gradskih skupština i globalnih prodajnih konferencija.

Mnogi od naših kupaca su nas pitali: Kako možemo učiniti ova okupljanja jednako efikasnim kao što je to slučaj kroz lični kontakt? Microsoft Teams MeetingsMicrosoft 365 live eventsLinkedIn Live, i uskoro PowerPoint Live su osmišljeni da vam pomognu da stvorite privlačne, efikasne virtuelne skupove. I želimo da vam pomognemo da ih najbolje iskoristite. Ovde ću vas provesti kroz svaki od ovih alata i njihove mogućnosti, kao i za koje tipove skupova su najefikasniji. Počnimo.

Sastanci putem Microsoft teams platforme – zajednički video i audio sastanci za 250 ili manje ljudi

Ako vaš sastanak ima 250 ili manje posetilaca, Microsoft Teams Meetings može biti sjajno sredstvo za omogućavanje interaktivnih, kolaborativnih sastanaka sa internim i spoljnim učesnicima. Možete da se sastajete sa bilo kog mesta, delite ekran i sarađujete na dokumentima u realnom vremenu dok koristite opcije poput live captions. Pre sastanka, organizator može poslati belešku ili čak objaviti kratak video snimak u prozoru za razgovor,  kao pripremu. A za brainstorming sesije, možete koristiti aplikaciju Whiteboard u okviru Teams-a, kako biste vaše ideje pretvorili u stvarnost. Ako učesnik mora da propusti sastanak, može tražiti od drugih da ga snime, a potom ga pogledati kasnije. Snimljeni video sa sastanka, zajedno sa transkriptom koji se može pretraživati, automatski je dostupan svim pozvanima na sastanak. Konačno, objavljeni sadržaj i četovi ostaju dostupni na Teamsu, tako da možete da mu se vratite i lako pronađete ono što vam je potrebno.

Takođe možete održati improvizovane sastanke, dok već sarađujete na projektu ili zadatku u okviru Teams-a; snimanje sastanaka i beleške pomažu da svi u Teams kanalu imaju sve relevantne informacije. Sa svim relevantnim sadržajem sastanka i diskusijama na jednom mestu, uštedećete vreme potrebno za pronalaženje informacija i ostaćete usredsređen i angažovani na ono što je važno pre, tokom i nakon sastanaka. I dok slaba konekcija ili učesnici koji moraju da se uključe na sastanak dok su u pokretu, mogu biti izazov za online  sastanke – sa Teams-om se mogu povezati preko svojih. telefona koristeći audio konferencije.

Kompanije poput Cerner-a i St Luke-a koriste Teams chat i meetings za podsticanje inovacija i bolju negu pacijenata.

Ranije ovog meseca, naš kupac, Nuance Communications planirao je da održi svoju globalnu konferenciju o istraživanju i razvoju (R&D) u Montrealu, sa nekoliko stotina posetilaca. Zbog ograničenja putovanja morali su brzo da promene kurs. Odlučili su da pređu na virtuelnu konferenciju pomoću Microsoft Teams-a. Uspešno su prešli na potpuno virtualizovanu konferenciju za nekoliko dana. Posmatrajući kroz ROI, prošle godine su potrošili oko 700 000 USD na svojoj Globalnoj R&D konferenciji. Ove godine je cena blizu nule. A pošto su koristili Microsoft Teams, nije došlo do uticaja ugljenika izazvanog globalnim putovanjima.

Da li ste početnik u uspostavljanju Teams-a? Evo nekoliko korisnih saveta o tome kako koristiti Teams Meetings  i iskoristiti prednost integrisanog iskustva u saradnji sa Microsoft Teams-om.

Microsoft 365 Live Events –  emitujte skupove za do 10.000 učesnika

Kad okupljate više od 250 ljudi i do 10.000 ljudi, razmislite o Microsoft 365 Live Events. Live events nisu samostalan proizvod; to je skup mogućnosti za organizaciju video prezentacija kako uživo, tako i na zahtev, gde predavači i publika imaju mogućnost interakcije, poput moderiranih pitanja i odgovora, za koje nije potrebna eksterna registracija učesnika. Možete koristiti veb kamere i deljenje ekrana za neformalne prezentacije ili profesionalnu produkciju za formalnije događaje.

Događaje možete organizovati u okviru Teams-a, , Yammer-a ili Stream-a, u zavisnosti od formata, svrhe i publike vaše prezentacije.

Predlažemo da organizujete live događaje koristeći Yammer kada želite da angažujete široku internu  zajednicu ili kontaktirate zaposlene u celoj kompaniji u vezi sa tekućim angažmanom. Gradske skupštine i događaji Ask Me Anything (AMA) pokazuju se kao pogodne za Yammer. Možete da koristite veb kamere i deljenje ekrana ili dodatne produkcijske alata za studijski kvalitet.

Live događaje u Stream-u koristite kada želite da isporučite interni video za učenje, obuku ili druge specijalizovane teme, uživo ili na zahtev. Prenosi uživo se mogu gledati u strimu ili ugrađivati na prilagođene intranet stranice ili druga mesta za hostovanje, a kad se događaj završi, zaposleni ga mogu pronaći tamo i kasnije. Ovi događaji takođe koriste dodatne produkcijske alate za omogućavanje emitovanja studijskog kvaliteta.

Događaji uživo u Teams-u su odličan način za strukturiranje i isporuku velikih internih i eksternih događaja kako bi ste se obratili zaposlenima, kupcima i poslovnim partnerima. Kada organuzuju događaj u Teams-u, prezenteri se mogu povezati preko svoje kamere i deliti ekrane u samo nekoliko klikova. Polaznici mogu učestvovati sa bilo kojeg pretraživača ili uređaja jednako lako kao što je i prisustvo sastanku u okviru Teams-a, a moderirani Q&A i komentari uživo dostupni su kako bi se poboljšalo iskustvo učesnika. Za formalnije događaje organizatori se mogu odlučiti za profesionalni prenos i dodatne alate za video produkciju. Organizacije poput Catholic Education of Western Australia već uvećavaju svoju digitalnu prisutnost kako bi pomogle svojim studentima i nastavnicima, koristeći Microsoft Teams i događaje uživo. Da biste pročitali više o načinima kako da uspešno napravite svoje timove, evo nekoliko najboljih praksi i smernica kako da već danas počnete sa događajima uživo.

Ovog meseca pokrenuli smo i program Microsoft 365 live events assistance kako bismo pomogli timovima i organizacijama da odmah koriste ove nove mogućnosti i kreiraju privlačne, uticajne virtuelne događaje.

LinkedIn Live – događaji za široku zajednicu profesionalaca

LinkedIn Live olakšava interakciju sa širokom profesionalnom zajednicom članova LinkedIna u realnom vremenu. Možete ga koristiti za emitovanje govora, panela, vesti i najava za hiljade pratilaca vaše LinkedIn stranice, i tako obezbediti njihov još snažniji angažman.  Institucije poput Svetske zdravstvene organizacije koriste ga za organizovanje Q&A sesija uživo i brifinge za medije, dok su autokuće poput BMWMercedes Benz, i Damier AG nedavno koristile LinkedIn Live za emitovanje konferencija za novinare na kojima su predstavljeni novi modeli automobila, kada se očekivalo da manje ljudi prisustvuje premijeri.

Kako da počnete sa korišćenjem ove opcije, pogledajte ovde.

PowerPoint Live prezentacije –  uključite publiku u prezentaciju i treninge na nove načine

Uskoro, PowerPoint Live u programu PowerPoint za veb omogućiće kompanijama da sprovode obuke i privuku publiku na nove načine. Oni koji prezentuju moći će da dele svoje slajdove, dok učesnici uz pomoć QR koda ili kratkog linka, mogu da se pridružie i prate uživo na svojim ličnim uređajima, uz titlove na više od 60 jezika na svojim ličnim uređajima.

Ova funkcionalnost takođe uključuje reakcije uživo i anketu učesnika; a kada se završi, automatski generisan e-mail prezenteru pruža kompletno sakupljene povratne informacije od učesnika i odgovarajuće preporuke i uvid za poboljšanje budućih prezentacija i obuka. Ova funkcionalnost je korisna kako za obrazovne ustanove, tako i za kompanije.

Šta sa registracijom učesnika, izveštavanjem i CRM integracijom?

Ova Microsoft rešenja odlična su za različite vrste online sastanaka i događaja, ali moguće je da imate posebne zahteve za registraciju i rukovođenje učesnicima događaja. Ako treba da organizujete eksterni događaj sa registracijom polaznika, njihovim izveštavanjem i CRM integracijom, preporučujemo vam da koristite više specijalizovanih rešenja. Na primer, mi u Microsoft-u koristimo ON24 za spoljne događaje za koje je potrebna registracija. Integrišući ga sa Adobe alatima za automatizaciju marketinga, u mogućnosti smo da uradimo bodovanje urađenog i praćenje nakon događaja.

U trenutku kada mnogi od nas prelaze na daljinski rad, mnogi sastanci i događaji se takođe prebacuju na  online. Znamo koliko je važno da budete u mogućnosti da komunicirate i sarađujete sa svojim timovima, zaposlenima, kupcima i partnerima i nadamo se da će vam ovi saveti koristiti u planiranju vaših narednih online sastanaka i događaja. Pomoću Microsoft Teams MeetingsMicrosoft 365 live eventsLinkedIn LivePowerPoint Live, želimo da vam pomognemo da odaberete pravi alat kako biste isporučili ono što je potrebno za vaše poslovanje.

Izvor: Organizacija online sastanaka i događaja

Back to top button
Close
Close